Каждый предприниматель понимает, насколько значим успешный результат деловых переговоров. Но не каждый осознает, какое влияние имеют такие несерьезные на первый взгляд детали, как правильный выбор места для деловых встреч. Целью деловой встречи является успешное решение определенной задачи, поэтому обстановка должна быть максимально комфортной, не создающей дополнительного напряжения. В этой статье мы разберем основные моменты, необходимые для того, чтобы была подобрана оптимальная зона для делового общения.
Это достаточно широкое понятие, оно может подразумевать:
встречу партнеров по бизнесу, руководителей компаний или их представителей (количество участников 2-6 человек, как правило, обсуждаются деловые предложения либо основные моменты совместных проектов);
встречу представителей отделов и ТОП-менеджеров (количество участников 6-10 человек, обсуждаются рабочие моменты, совместные планы, проблемы и достижения);
отчеты и презентации (количество участников от 10 человек, цель деловой встречи – презентация потенциальным клиентам товаров и услуг, или отчета о проделанной работе).
Очень важно, чтобы первая деловая встреча прошла в дружественной атмосфере. Поэтому многие предприниматели предпочитают устраивать такие мероприятия на нейтральной территории. Это позволяет всем участникам переговоров чувствовать себя уверенно и помогает создавать доверительную обстановку, особенно если совмещать обсуждение проектов с завтраком, обедом или ужином
Одно из самых популярных решений - деловые встречи в ресторане или гостинице. Последний вариант более удобен, если в процессе переговоров необходима демонстрация каких-либо рабочих материалов: отчетов, графиков и проч. Современные гостиницы располагают удобными бизнес-центрами и конференц-залами, оснащенными всем необходимым оборудованием для работы и переговоров.
При организации бизнес-встречи следует ответственно относиться к выбору места.
Оно должно:
обеспечивать конфиденциальность;
подчеркивать статус мероприятия;
располагать необходимым оборудованием, которое может потребоваться во время переговоров.
Правильно выбранное место – это 50% успеха делового мероприятия.
Не факт, что самый лучший день — тот, когда ты разрезаешь ленточку и задуваешь свечи. Иногда самый лучший — тот, который несет с собой вызов, ставит перед тобой вопрос выбора: куда идти, с кем и что делать или не делать.
Несомненно, о встрече договариваемся заблаговременно. Если партнер находится в том же регионе, то согласовать встречу нужно за 2-3 дня до предполагаемой даты. Договариваться можно посредством электронной почты или по телефону.
Если планируется встреча с зарубежными партнерами, нужно тщательно продумать ряд важных моментов:
Где и как их встречать.
Нужна ли приветственная речь, и, если нужна, что должно быть сказано.
Каков будет состав принимающей делегации.
Будут ли присутствовать представители СМИ.
В какой гостинице забронировать номера для партнеров.
Как будет проходить официальная часть встречи, будет ли неофициальная часть.
Как пройдут проводы.
Все организационные вопросы с представителями партнеров должны быть улажены минимум за неделю до встречи. А серьезные переговоры, предполагаемым результатом которых является заключение многомиллионных контрактов, планируются за несколько месяцев. В их организации участвуют профессионалы.
Все организационные вопросы с представителями партнеров должны быть улажены минимум за неделю до встречи.
Большинство предпринимателей предпочитают вести переговоры на своей территории: как правило, это офис или другое принадлежащее организатору помещение. Но отметим, что из уважения к партнеру имеет смысл организовать встречу на нейтральной территории или вообще удаленно. Современные технологии позволяют.
Рассмотрим этот вопрос более подробно:
Встреча на своей территории. Плюсы – комфорт и удобное размещение группы участников в «переговорной», возможность влиять на процесс посредством перерывов, появляется возможность организовать культурную программу. Как говорится, «хозяин – барин». Ко всему прочему, вы не тратите время и силы на дорогу, оценку помещения. Под рукой в случае необходимости интернет, факс, секретарь и прочее. Но не забывайте, что в данной ситуации ваш офис – это ваше «лицо», поэтому уделите внимание чистоте и порядку, освещению и температуре воздуха в переговорной. Если офис недостаточно хорош для встречи партнеров, стоит предпочесть стороннюю территорию.
Встреча на территории партнера. Переговоры на территории встречной стороны подтверждают серьезность ваших намерений и подчеркивают ваше уважение к партнеру, к тому же вам предоставляется возможность получить дополнительную информацию как о самом партнере, так и о его фирме.
Нейтральная территория. Территория потому и называется нейтральной, что практически не дает преимуществ ни одной из сторон, особо популярна при решении спорных вопросов и конфликтных ситуаций, но это обязательно должны быть правильно подобранные помещения. Как правило, это деловые клубы, загородные места отдыха с конференц-залом. Еще одна распространенная практика, пришедшая из-за рубежа, – переговоры в ресторане.
Дистанционно. Научно-технический прогресс предоставил нам множество способов для дистанционного общения, к тому же с передачей картинки и звука в реальном времени. В данной ситуации самое главное – это правильно подобранные время и дата проведения переговоров, необходимо учесть часовые пояса, свободное время встречной стороны, часы максимальной работоспособности партнера.
Если офис недостаточно хорош для встречи партнеров, стоит предпочесть стороннюю территорию.
Представьте ситуацию: у вас есть клиент и нет офиса. Клиент желает встречи. Как выйти из данной ситуации?
На начальном этапе, когда еще нет большого потока клиентов, тем не менее встречаться даже с одним клиентом где-то нужно, возникает один вопрос: где?
Рассмотрим несколько подходящих мест в сегодняшней статье.
Кафе – самый распространенный вариант, обычно именно туда ведут своих первых клиентов.
Рассмотрим плюсы данного варианта:
не затратно;
выбор локации по удобству клиента или собственной заинтересованности;
С какими минусами можно столкнуться:
музыка, люди, дети в кафе могут очень отвлекать, поэтому советую заранее выбрать место встречи, где тихо и малолюдно;
покупка чая или кофе, придется угощать клиента, потому что сидеть без ничего вам, вероятнее всего, не дадут;
не все клиенты готовы встречаться в кафе, так например состоятельные люди в большинстве случаев откажутся от встречи;
отсутствие оргтехники, некоторые клиенты приносят документы в электронном виде – и тут получается загвоздка.
Автомобиль – безусловно офис на колесах, но давайте разберем его плюсы и минусы.
Итак, плюсы:
подъехать к клиенту домой. Очень удобно для клиента;
не нужно платить за чай или аренду офиса;
можно возить с собой принтер, да-да, кто не знал, такие уже существуют.
С плюсами покончили, теперь минусы:
Затрата на бензин. Хорошо, если клиент живет в черте города, опять, если взять Москву, то эта черта очень растянется. А что говорить про клиента, который живет за городом? Понятно, что консультация платная, но она будет за минусом оплаты бензина.
Расстояние между клиентом и вами. Оно слишком близкое, не располагает к деловой беседе. Некоторые могут не согласиться.
Опять-таки платежеспособному клиенту не подойдет встреча в автомобиле.
Не очень распространенный вариант, но он существует. У меня самой были две встречи: одна в парке, другая на детской площадке.
Плюсы:
свежий воздух;
никаких затрат;
клиентоориентированность. Навряд ли вы сами предложите такой вариант, обычно это инициатива клиента. Так было и в моем случае, когда я встречалась с женщинами, которые гуляли с детьми.
Минусов, конечно же, больше, чем плюсов.
шум, гам, погода. Дети бегают, машины ездят, люди разговаривают, погодные условия не всегда хорошие;
отсутствие оргтехники;
записывать придётся на коленках или в телефон;
неофициальная обстановка.
Не самый лучший вариант из всех, я знаю пару юристов, которые сделали из своей квартиры офис, но как по мне не подходит для постоянного клиентопотока.
Плюсы:
удобно вам, если дом ваш;
оргтехника есть;
арендные платежи, как за офис, отсутствуют;
можно работать в тапочках;
привычная обстановка;
угощают чаем и печеньками;
больше доверия к вам. Вы побывали у клиента дома, он впустил вас в свой быт. Теперь он относится к вам как к другу.
Минусы:
Стресс для вас, если дом не ваш и наоборот. Согласитесь, что вы не охотно ходите в гости к неизвестным вам людям. Здесь чаще всего включается инстинкт самосохранения. Психологическое давление, что кто-то закрывает дверь за тобой. По сути мы этого человека не знаем, не знаем, что от него ожидать.
Члены семьи и домашние животные могут отвлекать и мешать.
Подъезд. Если он выглядит страшно и неопрятно, клиент может до вас просто не дойти.
Придется ежедневно содержать квартиру в чистоте и периодически делать косметический ремонт, хотя для меня это скорее плюс.
Самый подходящий вариант.
Плюсы:
есть оргтехника, комнаты для переговоров, Интернет, администратор;
официальная обстановка;
цена, ели снимать помесячно;
есть бесплатный пробный день;
чай, кофе-бесплатно;
Минусы:
цена от 1500 до 5000 руб. в день;
иногда может быть шумно, как в офисе-муравейнике;
придется контролировать время.
Рано или поздно – вам понадобится собственный офис, ведь это неизбежный этап развития в бизнесе.
Для подбора выгодного варианта обращайтесь в компанию Maxima Rent, сотрудники которой гарантируют стабильность, надежность и оказание содействия при возникновении различных вопросов – что так важно для масштабирования бизнеса на любом этапе.
Итак, если принято решение провести встречу на нейтральной территории, необходимо правильно подобрать место встречи. Если это ресторан, следует предварительно его посетить, чтобы ознакомиться с меню, оценить окружающую обстановку, объяснить свои требования администратору.
Обращаем внимание на следующее:
Обслуживание и еда должны быть безупречны.
Отсутствие шумной музыки и лишней публики (предпочтение отдается дорогим ресторанам не только ради статуса, здесь спокойнее).
Неприемлемы специфические виды кухни (экзотическая, национальные), отдайте предпочтение классике.
За столом должно быть достаточно свободного места и для посуды, и для деловых бумаг.
Считается, что неприметный стол у стены уместнее стола, мимо которого ежеминутно мелькают официанты и посетители.
Если с партнером вы уже знакомы, можно назначить встречу лично по телефону. Если же партнер потенциальный, следует начать с отправки письма с вежливым приглашением и указанием предмета обсуждения.
Время встречи, несомненно, связано с ее целью, это может быть:
Деловой завтрак. Как правило, проводится в 7-9 утра и длится не более часа, дает возможность объединить приятное с полезным, не тратя лишнего времени.
Деловой обед, занимает около полутора часов, проводится в дневное время. Совместный обед сигнал о положительном настрое партнера.
Деловой ужин назначается не ранее 19:00, с учетом времени на дорогу и возможного желания переодеться после рабочего дня. Длится от двух часов, но по правилам этикета заканчивается не позднее 22:00.
Неважно, где и как проходит встреча, всегда будьте вежливы и соблюдайте правила этикета!
