По сравнению со сложностями ведения бизнеса поиск подходящего помещения может показаться легкой задачей. Но, как и везде, и в этом деле присутствуют подводные камни. Возможно, все окажется сложнее, чем вам казалось – в этой статье разберем моменты, на которые стоит обратить внимание, чтобы упростить процесс поиска.
На первом месте всегда определение потребности. Скорее всего, вам действительно пора искать офис, если:
Какой вариант выбрать? Зависит от суммы, которую вы готовы выделить.
Начинающим предпринимателям не желательно вкладывать большие суммы в покупку площадей - на начальном этапе можно ограничиться арендой.
Плюсы:
В этом случае вы должны понимать, что крупная часть денежных средств будет изъята из обращения и вложена в покупку. Если вдруг вам потребуются эти средства, быстро получить их не получится. Есть вариант продать купленные квадратные метры – но едва ли этот процесс можно назвать быстрым.
Однако, в покупке офиса также есть свои существенные плюсы:
Из-за резкого перехода большей части сотрудников на удаленный формат работы, цены на аренду офисных помещений упали на 8-15%. Это ваше преимущество. Найти выгодные предложения гораздо легче, а также уместно будет торговаться и просить уступок.
Успех фирмы может напрямую зависеть от удачного расположения офиса. Этот фактор один из главных.
Вольный перевод на русский двух этих понятий можно определить как “продающий” и “обслуживающий” офисы соответственно. Front-office больше подходит для бизнеса с большим потоком клиентов в день, например – розничный бизнес. В таком случае, успех будет зависеть от проходимости, удобства размещения рядом с метро, в центре, в густо населенном районе, на крупных транспортных развязках и т.д.
Если же бизнес предполагает редкие встречи с заказчиками, а основное общение происходит в онлайн формате, список вариантов помещений значительно расширится. Такой вариант приемлем, если вы открываете, например маркетинговое агентство или дизайн-студию.
Определитесь, как вы будете работать с клиентами, а затем приступайте к поискам.
Ориентированность на комфорт не только клиентов, но и сотрудников очень важна. Типичная ошибка – арендовать офис рядом с собственным домом или в “престижном” районе. Далеко не все захотят ехать на работу в отдаленный район или обедать по завышенным ценам. Подумайте о людях – как они будут добираться на работу, обедать, парковать автомобиль.
Обратите внимание на следующие решающие факторы:
Условно все офисные помещения можно разделить на классы — А+, А, А-, В, С и D. Более высокий класс обеспечивает лучшее расположение, доступность инфраструктуры, качество самих помещений. Однако, при выборе советуем опираться не только на класс, но и на общее сочетание характеристик помещения.
Достаточно удобно арендовать помещение в бизнес-центре, если планируется постепенное расширение фирмы. В таком случае, всегда можно переехать внутри здания, снять соседнее помещение или целый этаж. Однако, несмотря на корректировку цен, стоимость аренды в хорошем бизнес-центре остается высокой.
В данном случае, можно комбинировать различные форматы размещения сотрудников. Например, расположить фронт-офис с центре города, обслуживающий офис – на отдалении, а часть сотрудников перевести на удаленный формат работы с встречами в офисе.
Аренда офиса в бизнес-центре происходит все же чаще покупки, поэтому важный момент – выяснить правила работы БЦ, которые будут затрагивать рабочий процесс.
Вот вопросы, которые следует выяснить до заключения договора:
Для начала определите площадь арендуемого помещения. Как это сделать?
По нормам СанПиН на одного сотрудника должно приходиться не менее 4,5 кв. м. Однако, этот показатель стоит рассматривать как стартовый, минимальный. Для комфортной работы необходимо рассчитывать не менее 10 кв. м на сотрудника, ведь учитываются проходы между столами, оргтехника, мебель и проч.
Прибавьте к полученной площади 10-15%. Это не увеличит стоимость критично, но запас пригодится, если штат расширится. Подумайте о рабочем месте руководителя, уголке отдыха, переговорной и комнате для обедов.
Санузел должен быть недалеко от офиса – том же этаже. На начальном этапе рекомендуется арендовать офис с мебелью, чтобы сэкономить на ней средства и пустить их в оборот.
Вы можете сделать офис своей “визитной карточкой” и пригласить дизайнера – клиенты и сотрудники оценят его работу.
Некоторые моменты игнорируются при заключении договора. Напомним о них, чтобы не упустить ничего важного.
Как оплачиваются коммунальные услуги, как организована уборка, вывоз мусора
Уточните, входит ли в арендный платеж плата за отопление, электричество, водоснабжение, интернет, уборка офиса и вывоз мусора. Чаще всего коммунальные платежи оплачиваются по счетчикам, интернет оплачивается отдельно, а уборка офиса – задача арендатора. Часто за нее также приходится платить отдельно.
При покупке помещения все эти проблемы ложатся полностью на ваши плечи.
Если вы не планируете устраивать ремонт на свой счет, то следует обратить внимание на состояние помещения. Что важно?
Другие немаловажные моменты:
Не бойтесь задавать любые вопросы. Обсудите с арендатором возможный ремонт и нюансы, связанные с этим – доступ рабочих, вывоз строительного мусора.
В попытках сэкономить вы можете арендовать полуподвальное помещение или последний этаж. Следует учесть, что в данном случае могут быть проблемы с нагревом или протеканием крыши летом, а также вероятный прорыв коммуникаций приведет к затоплению. К тому же, в подвальных помещениях самочувствие и работоспособность сотрудников не на высшем уровне.
Собрали еще несколько советов, которые могут оказаться полезными при поиске офиса.
Наши профессиональные специалисты помогут вам избежать подводных камней при поиске офиса и подберут комфортное помещение со всеми необходимыми составляющими.
Мы предлагаем аренду офиса от собственника в бизнес-центрах Москвы, расположенных рядом с метро/МЦК Окружная, метро Владыкино, метро Петровско-Разумовская, метро ВДНХ, метро Бабушкинская.
В бизнес-центрах компании Maxima Rent созданы все условия для ведения вашей деятельности. Мы предоставляем юридический адрес, клининг офиса, платную охраняемую парковку, скидку на корпоративное питание в ресторане отеля.
Надежность, решение любых вопросов, компетентные сотрудники и грамотные консультации – залог успешной работы с Maxima Rent.
