Перейти на форум

Как выбрать офис

21 июня 2022

Содержание

  • Шаг первый. Как понять, что мне нужен офис?
  • Покупка или аренда
  • Где будет располагаться ваш офис?
  • Внутренний распорядок офисного центра
  • Что в офисе?
  • Об этом тоже нужно подумать
  • По сравнению со сложностями ведения бизнеса поиск подходящего помещения может показаться легкой задачей. Но, как и везде, и в этом деле присутствуют подводные камни. Возможно, все окажется сложнее, чем вам казалось – в этой статье разберем моменты, на которые стоит обратить внимание, чтобы упростить процесс поиска.

    Шаг первый. Как понять, что мне нужен офис?

    На первом месте всегда определение потребности. Скорее всего, вам действительно пора искать офис, если:

    • В команде от четырех человек, а коммуникация в Zoom и встречи в кафе стали неудобны.
    • Больше нет сил оставаться дома, и эффективность на удаленке упала.
    • Вы уже давно думаете об уютном рабочем месте для всех сотрудников недалеко от метро, где можно сходить за кофе или на обед.
    • Время от времени вам нужно встречаться с заказчиками и клиентами, а встречи в кафе уже неуместны.

    Покупка или аренда

    hed30fxzyoj0ksz34o8nqwl1nb6w9wgv.jpg

    Какой вариант выбрать? Зависит от суммы, которую вы готовы выделить.

    Аренда

    Начинающим предпринимателям не желательно вкладывать большие суммы в покупку площадей - на начальном этапе можно ограничиться арендой.

    Плюсы:

    • экономия средств;
    • возможность быстрой смены расположения офиса в случае неэффективности.

    Покупка

    В этом случае вы должны понимать, что крупная часть денежных средств будет изъята из обращения и вложена в покупку. Если вдруг вам потребуются эти средства, быстро получить их не получится. Есть вариант продать купленные квадратные метры – но едва ли этот процесс можно назвать быстрым.

    Однако, в покупке офиса также есть свои существенные плюсы:

    • в пределах допустимых норм вы получаете неограниченность действий внутри офиса;
    • коммерческая недвижимость – выгодное вложение, помещение при необходимости можно будет сдавать другим арендаторам.

    Кризис — самый удачный период для аренды

    Из-за резкого перехода большей части сотрудников на удаленный формат работы, цены на аренду офисных помещений упали на 8-15%. Это ваше преимущество. Найти выгодные предложения гораздо легче, а также уместно будет торговаться и просить уступок.

    Где будет располагаться ваш офис?

    Успех фирмы может напрямую зависеть от удачного расположения офиса. Этот фактор один из главных.

    Front-office или back-office?

    Вольный перевод на русский двух этих понятий можно определить как “продающий” и “обслуживающий” офисы соответственно. Front-office больше подходит для бизнеса с большим потоком клиентов в день, например – розничный бизнес. В таком случае, успех будет зависеть от проходимости, удобства размещения рядом с метро, в центре, в густо населенном районе, на крупных транспортных развязках и т.д.

    Если же бизнес предполагает редкие встречи с заказчиками, а основное общение происходит в онлайн формате, список вариантов помещений значительно расширится. Такой вариант приемлем, если вы открываете, например маркетинговое агентство или дизайн-студию.

    Определитесь, как вы будете работать с клиентами, а затем приступайте к поискам.

    Выбирайте офис для людей

    Ориентированность на комфорт не только клиентов, но и сотрудников очень важна. Типичная ошибка – арендовать офис рядом с собственным домом или в “престижном” районе. Далеко не все захотят ехать на работу в отдаленный район или обедать по завышенным ценам. Подумайте о людях – как они будут добираться на работу, обедать, парковать автомобиль.

    cbzzjqp202uj30igcoe696r8fvy23v3c.jpg

    Обратите внимание на следующие решающие факторы:

    • доступность общественного транспорта;
    • наличие удобной парковки;
    • уровень загруженности дорог в часы пик;
    • возможность сотрудников пообедать, не затрачивая время на поездки домой и обратно;
    • как часто целевая аудитория и бизнес-партнеры бывают в данном районе;
    • есть ли рядом офисы конкурентов;
    • расположены ли поблизости компании, дополняющие деятельность друг друга (например, бухгалтерские услуги и изготовление штампов, печатей).

    Классы и цены

    Условно все офисные помещения можно разделить на классы — А+, А, А-, В, С и D. Более высокий класс обеспечивает лучшее расположение, доступность инфраструктуры, качество самих помещений. Однако, при выборе советуем опираться не только на класс, но и на общее сочетание характеристик помещения.

    Комбинируйте форматы

    Достаточно удобно арендовать помещение в бизнес-центре, если планируется постепенное расширение фирмы. В таком случае, всегда можно переехать внутри здания, снять соседнее помещение или целый этаж. Однако, несмотря на корректировку цен, стоимость аренды в хорошем бизнес-центре остается высокой.

    В данном случае, можно комбинировать различные форматы размещения сотрудников. Например, расположить фронт-офис с центре города, обслуживающий офис – на отдалении, а часть сотрудников перевести на удаленный формат работы с встречами в офисе.

    Внутренний распорядок офисного центра

    Аренда офиса в бизнес-центре происходит все же чаще покупки, поэтому важный момент – выяснить правила работы БЦ, которые будут затрагивать рабочий процесс.

    Вот вопросы, которые следует выяснить до заключения договора:

    • правила входа на территорию как для сотрудников, так и для клиентов и гостей – придется ли встречать каждого визитера лично, есть ли необходимость оформления пропуска, можете ли вы держать при себе ключи и т.д.;
    • как организована охрана помещений, график работы;
    • можете ли вы пользоваться офисом во внерабочее время при наличии такой необходимости;
    • можете ли вы размещать рекламу, баннеры, наружную навигацию на первом этаже, у входа, на витринах – без согласия собственника сделать это невозможно;
    • есть ли возможность аренды дополнительных площадей в случае расширения.

    Что в офисе?

    israel-andrade-YI_9SivVt_s-unsplash.jpg

    Для начала определите площадь арендуемого помещения. Как это сделать?

    По нормам СанПиН на одного сотрудника должно приходиться не менее 4,5 кв. м. Однако, этот показатель стоит рассматривать как стартовый, минимальный. Для комфортной работы необходимо рассчитывать не менее 10 кв. м на сотрудника, ведь учитываются проходы между столами, оргтехника, мебель и проч.

    Прибавьте к полученной площади 10-15%. Это не увеличит стоимость критично, но запас пригодится, если штат расширится. Подумайте о рабочем месте руководителя, уголке отдыха, переговорной и комнате для обедов.

    Санузел должен быть недалеко от офиса – том же этаже. На начальном этапе рекомендуется арендовать офис с мебелью, чтобы сэкономить на ней средства и пустить их в оборот.

    Вы можете сделать офис своей “визитной карточкой” и пригласить дизайнера – клиенты и сотрудники оценят его работу.

    Об этом тоже нужно подумать

    Некоторые моменты игнорируются при заключении договора. Напомним о них, чтобы не упустить ничего важного.

    Как оплачиваются коммунальные услуги, как организована уборка, вывоз мусора

    Уточните, входит ли в арендный платеж плата за отопление, электричество, водоснабжение, интернет, уборка офиса и вывоз мусора. Чаще всего коммунальные платежи оплачиваются по счетчикам, интернет оплачивается отдельно, а уборка офиса – задача арендатора. Часто за нее также приходится платить отдельно.

    При покупке помещения все эти проблемы ложатся полностью на ваши плечи.

    Подводные камни

    Если вы не планируете устраивать ремонт на свой счет, то следует обратить внимание на состояние помещения. Что важно?

    • Внутренняя отделка пола, стен, потолка;
    • Окна и двери, их расположение, исправность, герметичность;
    • Освещение, его интенсивность, а также количество, удобство расположения и функциональность розеток;
    • Кондиционер;
    • Водоснабжение и отопление, какие есть нюансы по этому поводу;
    • Общую вентиляцию, ее исправность и функциональность.

    Другие немаловажные моменты:

    • Устойчивый сигнал мобильной связи, работу стационарных телефонов;
    • Разрешенных провайдеров в здании;
    • Предоставление собственником “юридической прописки” – так вы будете официально вписаны в список арендаторов и получите юридический адрес, что упростит ведение бизнеса.

    Не бойтесь задавать любые вопросы. Обсудите с арендатором возможный ремонт и нюансы, связанные с этим – доступ рабочих, вывоз строительного мусора.

    В попытках сэкономить вы можете арендовать полуподвальное помещение или последний этаж. Следует учесть, что в данном случае могут быть проблемы с нагревом или протеканием крыши летом, а также вероятный прорыв коммуникаций приведет к затоплению. К тому же, в подвальных помещениях самочувствие и работоспособность сотрудников не на высшем уровне.

    Снижаем риски, обходим сложности

    Собрали еще несколько советов, которые могут оказаться полезными при поиске офиса.

    • Свяжитесь с другими арендаторами и узнайте их мнение о собственнике, поговорите с соседями, соберите мнения. Это поможет избежать некоторых подводных камней в этой сделке.
    • Проверьте подтверждающие собственность документы. Надежный вариант – снять копии и проверить из со специалистом.
    • Тщательно проверьте договор аренды или продажи самостоятельно или со специалистом. В нем не должно быть общих фраз и двояких толкований. Все компоненты арендной платы должны быть перечислены, чтобы избежать дополнительных поборов.
    • Не забудьте определить показания счетчиков в день вступления в силу договора.
    • Смотреть помещение лучше ехать в часы пик – так вы поймете загруженность дорог в этом направлении.

    Аренда офиса с Maxima Rent

    Наши профессиональные специалисты помогут вам избежать подводных камней при поиске офиса и подберут комфортное помещение со всеми необходимыми составляющими.

    Мы предлагаем аренду офиса от собственника в бизнес-центрах Москвы, расположенных рядом с метро/МЦК Окружная, метро Владыкино, метро Петровско-Разумовская, метро ВДНХ, метро Бабушкинская.

    В бизнес-центрах компании Maxima Rent созданы все условия для ведения вашей деятельности. Мы предоставляем юридический адрес, клининг офиса, платную охраняемую парковку, скидку на корпоративное питание в ресторане отеля.

    Надежность, решение любых вопросов, компетентные сотрудники и грамотные консультации – залог успешной работы с Maxima Rent.

    Источники

    аренда помещения с парковкой маленькое помещение в аренду какие документы нужны для аренды офиса как найти помещение для аренды что такое помещение класса b