Перейти на форум

Какие документы нужны для аренды помещения

11 ноября 2022

Содержание

Если вы впервые арендуете офис, оформление документов для заключения договора аренды помещения может стать довольно сложной задачей. В разных офисных центрах отличаются требования и условия, и чтобы не терять время, лучше заранее изучить перечень документов для заключения договора аренды, предоставленный владельцем объекта. Его можно найти на сайте бизнес-центра или запросить лично у собственника или лица, его представляющего. 

Однозначно сказать, какие документы необходимы для заключения договора аренды, невозможно, потому что где-то условия могут быть лояльнее, и договор подпишется быстро, а где-то потребуется собрать увесистую пачку свидетельств и нотариально заверенных бумаг.

Не менее важно запросить и тщательно изучить полный список документов арендодателя, а также – сам договор аренды, ведь от чистоты и качества сделки будет зависеть дальнейшее развитие вашего бизнеса.

Чем регулируются отношения между съемщиком и арендодателем?

Отношения между съемщиком и арендодателем определяет Гражданский Кодекс РФ (ст. 34), на основании требований которого составляется соответствующий договор. В этом документе, который подписывают обе стороны, прописываются:

  • обязанности сторон;
  • арендная плата;
  • сроки аренды (в случае долгосрочного съема помещений (от 11 месяцев) договор подлежит государственной регистрации);
  • условия расторжения.

Какие документы нужны для заключения договора аренды нежилого помещения

Что должен иметь арендатор

Для оформления арендного договора потенциальному съемщику необходимо подготовить пакет документов, идентифицирующих личность арендатора и компанию (полный перечень представлен ниже). Список, в частности, включает учредительные документы и приказ о назначении руководителя, что доказывает наличие полномочий для заключения сделки.

Как правило, арендатор предоставляет следующие документы:

  • ксерокопия паспорта ген. директора,
  • устав компании,
  • изменения к уставу и учредительному договору (при наличии изменений),
  • свидетельство ОГРН,
  • нотариально заверенная доверенность на право заключения договора (если договор от имени арендатора подписывает не руководитель, а иное лицо),
  • ИНН (свидетельство о постановке на учет в налоговом органе),
  • реквизиты компании,
  • приказ о назначении ген. директора,
  • выписка из ЕГРЮЛ.

Кроме документов, необходимых для заключения договора аренды, некоторые бизнес-центры попросят вас заполнить анкету, предоставить логотип на электронном носителе; принести справку с данными о банковском счете, написать заявление на аренду и т.д. Точно сказать, какие нужны документы для аренды офисного помещения, может только владелец этого помещения.

biznescentr-nordstar-tower-bc-144558784-6.jpg

Уточняя, какие документы нужны для заключения договора об аренде, обязательно узнавайте сроки и необходимость подписи нотариуса на конкретных бумагах. Скорее всего, потребуется предоставлять документы с мокрой печатью, позаботьтесь о том, чтобы была такая возможность. Соберите список необходимых документов для заключения договора аренды офиса и планомерно подготовьте все, что требуется.

Напишите или позвоните нам, если вам нужна помощь, и мы подскажем, какие документы нужны для заключения договора аренды с разными БЦ, как их собрать и провести подписание договора.

Также мы предоставляем аренду офисов в БЦ с собственной парковкой, бесплатной уборкой и юридическим адресом в удобном для вас районе:

Вас могут заинтересовать следующие офисы 


Какие документы необходимо запросить у арендодателя нежилого помещения

Качественно проведенный due-diligence документов – это гарантия того, что арендованное помещение будет долго использоваться и приносить запланированный доход вам или вашей компании. Риск натолкнуться на откровенных мошенников достаточно мал, но все-таки он существует, поэтому надлежащая проверка позволит вам сэкономить время, нервы и деньги.

Список документов, которые необходимо запросить у арендодателя:

  1. Свидетельство о государственной регистрации права собственности и актуальная выписка из ЕГРН:
  2. 1.1.1. Устав.

    1.1.2. Выписка из ЕГРЮЛ.

    1.1.3. Решение о назначении единоличного исполнительного органа организации.

    1.1.4. Доверенности от ЮЛ на заключение сделки (если договор подписывает не генеральный директор).

    1.2.1. Действительные паспорта всех собственников и представителей (свидетельства о рождении).

    1.2.2. Нотариально заверенное согласие второго супруга на заключение договора аренды.

    1. Правоустанавливающие документы, подтверждающие права собственности на объект недвижимости (договор о приватизации, договор участия в долевом строительстве, договор о строительстве договор купли–продажи, договор дарения, договор об аренде с последующим выкупом свидетельство о вступлении в наследство, решение суда).
    2. Технический паспорт. 
    3. Документы о техническом состоянии объекта недвижимости (при наличии). 
    4. Свидетельство о постановке на налоговый учет.
    5. Свидетельство о государственной регистрации ЮЛ или ИП. 
    6. Документы на право использования специального налогового режима.

    e3e90fbb3df209259716afe03068be8a.jpg

    Правоудостоверяющие документы

    Это документы, которые удостоверяют право арендодателя владеть, пользоваться и распоряжаться объектом недвижимости. Перечислим их.

    • Выписка из ЕГРН.

    Самый главный документ – это выписка из Единого государственного реестра недвижимости (ЕГРН). В этом документе содержится информация о собственнике объекта недвижимости, самой недвижимости и обременениях (по крайней мере о тех, которые подлежат государственной регистрации). Говоря про обременения имеется в виду:

    • Ипотека

    Как правило, ипотека не является препятствием для сдачи помещения в аренду. Кредитор заинтересован в том, чтобы заемщик выплатил кредит, поэтому не будет препятствовать арендодателю в сдаче помещения в аренду и получения дополнительного дохода.

    • Арест

    Арест может налагать ограничения на распоряжение и/или пользование. В этом случае необходимо дополнительно изучение документов, на основании, которых наложен арест. В этом случае лучше привлечь юриста или консультанта по недвижимости для оценки целесообразности аренды помещения, находящегося под арестом. Даже и в том случае, если это возможно по условиям наложенного ареста.

    • Долгосрочная аренда

    Что касается аренды. Два раза сдавать одно и тоже помещение в аренду нельзя. Но бывают случаи, когда помещение фактически свободно, но юридически арендодателя не зарегистрировал прекращение аренды. В этом случае он должен это сделать до подписания договора аренды и представить вам новую выписку без обременений.

    • Охранное обязательство

    Если вы планируете арендовать старое здание, или помещения необычной архитектуры, с элементами декора, то лучше выяснить не представляет ли здание или помещение историческую или культурную ценность. Обратите внимание, что охранное обязательство налагается на пользователя помещения, а не только исключительно на собственника. Долгосрочный договор аренды не зарегистрируют без перехода охранного обязательства на арендатора. 

    Стоит обязательно выяснить перед арендой таких объектов, что является предметом охраны и в каком состоянии он находится. В противном случае, расходы на восстановление декора будут полностью на нас.

    • Свидетельство о собственности.

    Еще один документ, подтверждающий право арендодателя на объект недвижимости – это свидетельство о собственности. В настоящее время их не выдают, но многие собственники их имеют. При этом не все знают, что свидетельство больше не является безусловным документом, подтверждающим право аренды. Чтобы удостовериться, что арендодатель – это арендодатель, закажите самостоятельно выписку из ЕГРН. Это быстро и недорого можно сделать через сайт Госуслуги и МФЦ.

    Правовой анализ: как проверить указанные документы?

    Что нужно сделать с выпиской?

    1. Проверить, что тот объект, который вам показали совпадает с тем, что записан в Выписке (адрес, площадь, этажность).
    2. Проверить на совпадение характеристики демонстрируемой недвижимости с характеристиками, записанными в ЕГРН.
    3. Проверить документы арендодателя, чтобы они соответствовали данным в разделе собственник Выписки из ЕГРН.
    4. Проверить раздел обременения. При наличии обременений, обязательно выяснить и зафиксировать, как и в какие сроки обременения будут сняты.

    vypiska-iz-egrn-1-1024x768.jpg

    Образец выписки из ЕГРН

    Правоустанавливающие документы

    Когда мы говорим о правоустанавливающих документах, то имеем в виду документы, на основании которых арендодатель стал собственником. Когда вы спрашиваете себя, какие документы нужно запросить у арендодателя, правоустанавливающие также могут быть в вашем списке.

    Правоустанавливающие документы могут быть разными. Самым распространенным основанием является сделка купли-продажи. Соответственно, документальное основание – это договор купли-продажи.

    Другими основаниями могут быть:

    1. Свидетельство о праве на наследство.
    2. Договор об участии в долевом строительстве.
    3. Разрешение на ввод объекта в эксплуатацию.
    4. Договор аренды с последующим выкупом.
    5. Решение суда.
    6. Договор мены.
    7. Договор дарения.

    И некоторые другие.

    Эти документы необходимы, чтобы проверить, что собственник приобрел право собственности на объект недвижимости законным способом. Особенно это важно, если собственность приобретена в результате завершения нового строительства или реконструкции объекта. Именно здесь возникают больше всего случаев несоблюдения законодательства, в результате чего объект может подлежать сносу.

    Некоторые факторы, которые потенциально снижают данный риск:

    1. Если право собственности возникло уже давно.
    2. Если объект недвижимости находится в многоквартирном жилом доме.
    3. Если в данном объекте недвижимости арендуют площади крупные компании (они, как правило, досконально проверяют все документы).
    4. Если помещения в объекте недвижимости арендуют государственные учреждения.

    Правоустанавливающие документы при аренде играют меньшую роль, чем при покупке недвижимости. 

    Документы, подтверждающие правоспособность арендодателя

    Если договор заключается с физическим лицом
    • Паспорт.
    Если мы говорим о том, какие документы запросить у арендодателя недвижимости в случае, когда арендодателя физическое лицо, то это паспорт. В 98% случаев это будет паспорт гражданина РФ.
    1. Сверьте ФИО в паспорте с документами-основаниями и выпиской. Все данные должны полностью совпадать. Это подтвердит, что перед вами действительно собственник.
    2. Паспорт должен быть действительным, то есть срок его действия не истек. Со всеми страницами и водяными знаками. Без записей и отметок, которых не должно быть в паспорте.
    3. Если собственник иностранец, то у него помимо паспорта, необходимо запросить перевод на русский язык. Копия паспорта и подпись переводчика должны быть нотариально заверены
    1. Свидетельство о рождении.

    Личность несовершеннолетних собственников подтверждается свидетельством о рождении. Фотографии в нем нет, но данные из свидетельства также нужно сравнить с документами-основаниями и выпиской из ЕГРН. Если ребенок старше 14 лет, то у него уже должен быть паспорт.

    1. Свидетельство о регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя.

    Вариант, когда физическое лицо – арендодатель является ИП довольно распространен. Главным образом это связано с меньшей налоговой ставкой, чем для физических лиц. Подтверждением факта, что физическое лицо является ИП является свидетельство о регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя.

    Если договор заключается с юридическим лицом
    • Свидетельство о государственной регистрации юридического лица.

    Этот документ подтверждает создание юридического лица и присвоение ему государственного регистрационного номера.

    • Выписку из ЕГРЮЛ (реестр юридических лиц).

    Чтобы убедиться в том, что юридическое лицо является действующим, и относительно него не проводятся процедуры банкротства, нужно получить выписку. Только в этот раз выписку не из ЕГРП, а из ЕГРЮЛ (единый государственный реестр юридических лиц).

    В этом же документе содержится регистрационная информация относительно юридического лица – арендодателя и указано наименование единоличного исполнительного органа (генеральный директор, директор, председатель правления и т.п.)

    vypiska-iz-egriul-1-1024x768.jpg

    Выписка из ЕГРЮЛ

    • Устав.

    Проверка Устава тоже может быть не лишним, так как в уставе организации могут содержаться определенные ограничения по заключению договоров аренды, которые предусматривают определенную процедуру. Без соблюдения процедуры заключения договора, последний может быть признан недействительным.

    Помимо этого, для проверки полномочий подписант нужен паспорт подписанта договора, и в некоторых случаях доверенность.

    Иные документы по объекту недвижимости, которые необходимо проверить

    • Технический паспорт.

    Чтобы убедиться, что не затронуты несущие конструкции, если у арендатора есть такие сомнения, то нужно запросить технический паспорт помещения.

    В техническом паспорте указаны адрес, сведения о помещении и здании, план объекта недвижимости и экспликация.

    Техпаспорт может содержать красные линии. То есть перепланировка не согласована. С нашей точки зрения, это не является серьезным препятствием к отказу от аренды, кроме тех случаев, когда затронуты несущие конструкции. От аренды такого помещения лучше отказаться, если арендодатель не может представить проект реконструкции и акт приема завершенных работ в части затронутых несущих конструкций.

    • Технический и строительный аудит.

    При аренде помещений в старом фонде стоит уделить повышенное внимание проверке состояния самого помещения, здания и его несущих конструкций. Если вы что-то не учтете, то потом придется платить за свои упущения из собственного кармана, так как при подписании договора арендатор должен сам продемонстрировать необходимую степень осмотрительности при осмотре помещения.

    В зданиях старого фонда основные проблемы могут быть с несущей способностью фундамента, стен, перекрытий и фасадов. Целесообразно проверить состояние труб и коммуникаций.

    • Пожарный аудит.

    Для помещений, в которых предполагается пребывание людей, очень важно соблюдение норм и правил противопожарной безопасности, от наличия системы пожаротушения и пожарной сигнализации до запасного эвакуационного выхода и ширины дверей и проемов.

    Нарушение правил противопожарной безопасности может повлечь значительные финансовые расходы на их устранение, наложение административных штрафов, запрет на использование помещения, а хуже всего вред здоровью и жизни людей. 

    Если у Вас есть сомнения относительно состояния помещения в части соблюдения противопожарных норм на объекте, мы рекомендуем получить мнение специалистов и/или сделать расчет пожарного риска объекта недвижимости.

    raschet-pozharnogo-riska-1-1-768x1024.jpg

    Расчет пожарного риска

    • Мощности.

    Для отдельных видов бизнеса, таких как, например, рестораны, наличие необходимой электрической мощности это принципиальный вопрос. Запросите у арендодателя объемы электричества, чтобы быть уверенным, что электрической мощности для вашего бизнеса будет достаточно.

    При приемке объекта недвижимости в аренду в акте приема-передачи нужно зафиксировать показания счетчиков.

    Сопроводительные документы, которые могут понадобиться

    • Согласие супруга.

    Если арендодатель физическое лицо, нужно получить нотариальное согласие супруга на сдачу помещения в аренду.

    Если арендодатель не состоит в браке, то необходимо заверенное нотариусом подтверждение этого факта.

    • Налоговые документы.

    В данном случае речь идет о:

    1. Свидетельстве о постановке на налоговый учет.
    2. Уведомлении налогового органа о праве использования специального налогового режима, например, упрощенной системы налогообложения.

    • Доверенность.

    Если подписантом договора является не собственник недвижимости, то у доверенного лица должна быть нотариально заверенная доверенность.

    В случае, если арендодателем выступает юридическое лицо, то доверенное лицо (не генеральный директор) может выступать на основании доверенности, выданной в простой письменной форме с печатью организации либо оформленной нотариально. 

    Генеральный директор действуют от имени юридического лица без доверенности. Обязательно проверьте права представителя и срок действия доверенности. 

    Как проверить договор аренды

    Договор должен содержать максимально полное описание объекта аренды – кадастровый номер (если имеется), адрес, площадь, количество комнат и иные параметры помещения, прописанные в выписке из ЕГРН. При отсутствии этих данных в договоре условие об объекте, подлежащем передаче в аренду, считается не согласованным сторонами, а договор –незаключенным. 

    В договоре должна быть четко прописана цель использования помещения (назначение) – ресторан, парикмахерская, магазин продуктов и т.п. Тогда в случае, если помещение нельзя будет использовать по назначению по какой-либо причине, о которой арендатор не знал при заключении договора, его можно будет расторгнуть в судебном порядке без каких-либо последствий для арендатора. 

    В договоре аренды нежилого помещения должна быть четко прописана стоимость аренды и порядок оплаты, а также возможность арендодателя повысить арендную плату во время действия договора. В настоящее время арендодатель по закону не имеет права в одностороннем порядке повышать арендную плату (ранее на протяжении длительного времени повышение являлось нормой). Согласно ст. 614 ГК РФ: «Если иное не предусмотрено договором, размер арендной платы может изменяться по соглашению сторон в сроки, предусмотренные договором, но не чаще одного раза в год». 

    Чтобы избежать дальнейших споров, лучше, чтобы в договоре был прописан размер НДС, а если арендодатель не является плательщиком НДС, то это необходимо отразить и запросить у арендодателя подтверждающий документ. 

    61f9001d50f3f077259446.jpg

    В соответствии с действующим законодательством, в стоимость аренды помещения включается исключительно стоимость аренды земельного участка, на котором располагается здание. Все остальные расходы чаще всего несет сам арендатор. 

    В договоре аренды немаловажно предусмотреть, кто будет оплачивать текущие расходы, такие как расходы на текущий ремонт, коммунальные платежи, уборка и вывоз мусора, обеспечение помещений пожарной и охранной сигнализацией, телекоммуникации и другие. Для удобства арендатора в договор аренды можно добавить условие о включении в размер арендной платы всех этих расходов. Это позволит снять с себя часть хлопот, но нужно учитывать, что арендодатель может завысить стоимость таких услуг или коммунальных платежей. 

    Обратите внимание, что плата по договору аренды не может состоять лишь из одних коммунальных платежей, такие договоры признаются судами недействительными. Для удобства все услуги, которые оказываются арендодателем, можно включить в приложение к договору аренды нежилого помещения. 

    Существенным условием договора аренды является его срок. Договор аренды нежилого помещения может быть краткосрочным (заключенным менее чем на один год) или долгосрочным (на год и более). Краткосрочные договоры аренды не подлежат государственной регистрации, долгосрочные – подлежат. Изучая проект договора аренды, необходимо обратить внимание на режим использования помещения, в том числе на такие аспекты как: 

    • порядок согласования с собственником помещения переустройства и перепланировки: следует предусмотреть возможность сохранить помещение в перепланированном виде после прекращения договора аренды, 
    • порядок установки отделимых и неотделимых улучшений. В случае, если планируется произвести неотделимые улучшения, следует указать, за чей счет они будут производиться, предусмотреть возможность сохранения отделимых улучшений за арендатором и демонтаж неотделимых улучшений за счет арендодателя, 
    • порядок передачи помещения в субаренду с согласия или без согласия арендодателя, 
    • порядок передачи права аренды в залог, 
    • порядок доступа в помещение, 
    • порядок установки рекламы на фасаде здания, в котором располагается помещение, и многое другое. 

    17359141295782893778dee7.62392022-768x512.jpg

    Одним из важнейших пунктов в договоре аренды нежилого помещения является возможность его досрочного расторжения. Современное законодательство не предусматривает возможности одностороннего отказа от договора аренды во внесудебном порядке. А чтобы отказаться от договора аренды в одностороннем судебном порядке, необходимо грубое нарушение одной из сторон своих обязательств (например, арендодатель не передает имущество в пользование арендатору или не допускает его в переданное в аренду помещение). 

    Для того, чтобы избежать споров, связанных с отказом от договора аренды, необходимо четко прописать порядок одностороннего отказа от исполнения договора (например, арендатор может в одностороннем порядке отказаться от исполнения договора аренды путем направления уведомления в адрес арендодателя за 3 месяца) или четко прописать случаи, когда стороны могут в одностороннем внесудебном порядке отказаться от исполнения договора аренды. 

    Важнейшим аспектом договора аренды, на который необходимо обратить внимание арендатору, является момент и способ передачи имущества от арендодателя к арендатору. Обычно помещение передается из рук в руки по акту приема-передачи. 

    Рекомендуется подробно отражать в акте состояние помещения на момент передачи, в том числе фиксировать все недостатки передаваемого в аренду помещения. В договоре должно быть четко прописано, в какой момент стороны должны подписать такой акт:

    • после государственной регистрации договора аренды,
    • после поступления авансового платежа,
    • в момент подписания договора аренды,
    • после окончания ремонтных работ. 

    В настоящее время вопросы регулирования договора аренды достаточно полно изложены в современном российском законодательстве. Однако часто возникают вопросы, которые требуют не только юридических знаний, но и большого практического опыта, в том числе хорошего знания судебной практики. 

    Законодательство в последнее время дает гораздо большую свободу субъектам при договорных отношениях, используя фразу: «если иное не предусмотрено договором». Предусмотреть договором можно многое, закон оставляет это на усмотрение сторон, и договор аренды должен детально отражать все условия, выходящие за рамки императивных норм гражданского права.

    Резюме

    1. Проверяйте оригинальные документы.
    2. Запросите копии, заверенные арендодателем или нотариально. 
    3. Если есть сомнения относительно документов, технического и противопожарного состояния помещения, обратитесь к специалистам.
    4. Запросите список документов, необходимых с вашей стороны, у собственника или представителя БЦ и подготовьте их заранее.
    5. Внимательно проверяйте договор аренды.

    Если есть необходимость арендовать торговое помещение, помещение стрит-ритейл или офис в Москве, обратитесь в компанию Maxima Rent. Мы подберем для Вас наиболее оптимальный вариант в сжатые сроки, поможем провести переговоры с арендодателем, собрать пакет документов и проконсультируем по условиям договора аренды.

Источники

Еще статьи